* ¿Que es base de datos en Access?
Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato. Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.
Un registro está formado por el conjunto de información en particular.
Un dato es la intersección entre un campo y un registro
Un dato es la intersección entre un campo y un registro
* ¿Crear una base de datos?
- En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.
- En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos
(situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar. - Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
- Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.
Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar
. Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en Sí para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.
. Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en Sí para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta. * Pasos para crear una consulta
Existe la posibilidad de crear una consulta mediante el asistente o bien manualmente, eligiendo Ver diseño.
Asistente.- Existen cuatro posibilidades para la creación de consultas mediante el asistente. Vemos:
1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta. Para crearla debe:
-Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas
-Hacer click en el botón nuevo
-Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar
-En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas
-Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos)
-Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores
-Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar
-Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta de referencias cruzadas para ver datos en un formato compacto semejante al de una hoja de cálculo.
-Asistente para consultas de buscar duplicados: crea una consulta que busca registros con valores de campo duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.
-Asistente para consultas de buscar no coincidentes: crea una consulta para buscar en una tabla los registros que no tienes registros relacionados en otra tabla.
1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta. Para crearla debe:
-Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas
-Hacer click en el botón nuevo
-Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar
-En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas
-Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos)
-Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores
-Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar
-Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta de referencias cruzadas para ver datos en un formato compacto semejante al de una hoja de cálculo.
-Asistente para consultas de buscar duplicados: crea una consulta que busca registros con valores de campo duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.
-Asistente para consultas de buscar no coincidentes: crea una consulta para buscar en una tabla los registros que no tienes registros relacionados en otra tabla.
* Formularios en Access
¿Qué es un formulario? Para Access, un formulario no es más que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas
Ya sabes que cuando trabajas con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de cálculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo monótono.
Podemos mejorar el aspecto de una tabla cuando la visualizamos en pantalla gracias a los formularios.
Para crear un formulario, prueba los siguientes pasos:
Abre una base de datos que tengas creada (vale cualquiera que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo)
Activa la hoja ‘Formularios’, en la parte superior de la ventana de la base de datos
Pulsa el botón ‘Nuevo’
Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el ‘asistente’. El asistente es un pequeño programa que, formulándonos una serie de preguntas, es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que nosotros buscamos)
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opciòn ‘asistente para formularios’
En la casilla en blanco que tienes un poco más abajo puedes elegir la tabla que quieres utilizar para crear el formulario. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón aceptar
Verás que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla
A la derecha tienes un panel en blanco. Los campos que pases a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha
Pulsa el botón ‘Siguiente’
En esta ventana simplemente tienes que elegir el formato que quieres que se utilice para mostrar los campos: ‘En columnas’ y ‘Justificado’ hace que aparezca solo un registro por pantalla (igual que un DNI, por ejemplo), ‘Tabular’ y ‘Hoja de datos’ hace que aparezcan los datos en columnas (parecido a cuando ves la tabla). Selecciona ‘En columnas’ por ejemplo
Pulsa el botón ‘Siguiente’
Ahora tienes distintos estilos para aplicar al formulario. Los estilos son simplemente algunas combinaciones de colores, fondos y tipos de letra que se van a aplicar para ver la tabla. Ve haciendo clic sobre todos ellos y fíjate en el ejemplo que aparece a la izquierda. Cuando veas uno que te guste, selecciónalo con el ratón y luego pulsa el botón ‘Siguiente’
En este último paso, simplemente tienes que escribir un nombre para el formulario (en la parte superior de la ventana). Normalmente ya aparece el nombre de la tabla que has utilizado para crear el formulario, si no quieres cambiar este nombre por otro simplemente pulsa el botón ‘Terminar’
Tras unos segundos, verás el formulario en pantalla con el estilo de colores que seleccionaste
Fíjate que en la parte inferior del formulario tienes una serie de botones. Estos botones te sirven para pasar de un registro a otro: ( |< ) pasa al primer registro, ( < ) retrocede un registro (no funciona si estás en el primero), ( > ) avanza un registro, ( >| ) avanza hasta el último registro y ( >* ) añade un nuevo registro.
Aquí puedes ver los datos que tienes escritos, borrarlos, modificarlos, añadir datos nuevos, … igual que en la tabla, ya que, de hecho, lo que estás biendo es la tabla, lo que ocurre esque la estás viendo a través del formulario, que es el que le da la apariencia, los colores, etc.
Activa la hoja ‘Formularios’, en la parte superior de la ventana de la base de datos
Pulsa el botón ‘Nuevo’
Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el ‘asistente’. El asistente es un pequeño programa que, formulándonos una serie de preguntas, es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que nosotros buscamos)
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opciòn ‘asistente para formularios’
En la casilla en blanco que tienes un poco más abajo puedes elegir la tabla que quieres utilizar para crear el formulario. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón aceptar
Verás que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla
A la derecha tienes un panel en blanco. Los campos que pases a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha
Pulsa el botón ‘Siguiente’
En esta ventana simplemente tienes que elegir el formato que quieres que se utilice para mostrar los campos: ‘En columnas’ y ‘Justificado’ hace que aparezca solo un registro por pantalla (igual que un DNI, por ejemplo), ‘Tabular’ y ‘Hoja de datos’ hace que aparezcan los datos en columnas (parecido a cuando ves la tabla). Selecciona ‘En columnas’ por ejemplo
Pulsa el botón ‘Siguiente’
Ahora tienes distintos estilos para aplicar al formulario. Los estilos son simplemente algunas combinaciones de colores, fondos y tipos de letra que se van a aplicar para ver la tabla. Ve haciendo clic sobre todos ellos y fíjate en el ejemplo que aparece a la izquierda. Cuando veas uno que te guste, selecciónalo con el ratón y luego pulsa el botón ‘Siguiente’
En este último paso, simplemente tienes que escribir un nombre para el formulario (en la parte superior de la ventana). Normalmente ya aparece el nombre de la tabla que has utilizado para crear el formulario, si no quieres cambiar este nombre por otro simplemente pulsa el botón ‘Terminar’
Tras unos segundos, verás el formulario en pantalla con el estilo de colores que seleccionaste
Fíjate que en la parte inferior del formulario tienes una serie de botones. Estos botones te sirven para pasar de un registro a otro: ( |< ) pasa al primer registro, ( < ) retrocede un registro (no funciona si estás en el primero), ( > ) avanza un registro, ( >| ) avanza hasta el último registro y ( >* ) añade un nuevo registro.
Aquí puedes ver los datos que tienes escritos, borrarlos, modificarlos, añadir datos nuevos, … igual que en la tabla, ya que, de hecho, lo que estás biendo es la tabla, lo que ocurre esque la estás viendo a través del formulario, que es el que le da la apariencia, los colores, etc.
Como verás, gracias al asistente podemos crear rápidamente un formulario. Lo único malo que tiene es que lo crea a su manera, es decir, según unos patrones que tiene predefinidos.
Nosotros podemos personalizar el formulario una vez que ha sido creado de la siguiente forma:
Pulsa el botón ‘Vista’
De esta forma pasamos al diseño del formulario
Quizás te parezca algo reliado lo que ves en pantalla, pero no es más que el esquema del formulario. Básicamente tienes tres bandas o apartados: ‘Encabezado del formulario’, ‘Detalle’ y ‘Pie del formulario’. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del formulario y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del formulario)
En el apartado de detalle verás que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros:
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes
Sin soltar el botón del ratón, arrastralo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha)
De esta forma tan sencilla puedes modificar la posición de los campos en la pantalla
Para eliminar un campo del formulario, haz clic sobre el y luego pulsa la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Enter)
Para añadir un campo al formulario selecciona la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona ‘lista de campos’
Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos
Haz un dobre clic sobre el nombre del campo que quieras añadir y aparecerá en la ventana del formulario
Ahora puedes pincharlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del formulario que desees
De esta forma pasamos al diseño del formulario
Quizás te parezca algo reliado lo que ves en pantalla, pero no es más que el esquema del formulario. Básicamente tienes tres bandas o apartados: ‘Encabezado del formulario’, ‘Detalle’ y ‘Pie del formulario’. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del formulario y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del formulario)
En el apartado de detalle verás que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros:
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes
Sin soltar el botón del ratón, arrastralo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha)
De esta forma tan sencilla puedes modificar la posición de los campos en la pantalla
Para eliminar un campo del formulario, haz clic sobre el y luego pulsa la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Enter)
Para añadir un campo al formulario selecciona la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona ‘lista de campos’
Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos
Haz un dobre clic sobre el nombre del campo que quieras añadir y aparecerá en la ventana del formulario
Ahora puedes pincharlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del formulario que desees
También puedes modificar el aspecto de los campos de la siguiente forma:
Selecciona cualquiera de los campos que tienes en pantalla (haciendo un solo clic sobre él con el botón izquierdo del ratón)
Fíjate que en la parte superior de la ventana de Access tienes una serie de botones (parecidos a los que tienes en Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsas el botón que tiene una N oscura, aplicarás el estilo ‘negrilla’ al texto, es decir, que aparecerá más resaltado. Al lado tienes otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado
Justo a la derecha tienes los botones de alineación, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha
Los tres botones que tienes a continuación son para modificar los colores, el primero (que tiene dibujado un cubo con pintura), modifica el color de fondo del cuadro. Para seleccionar el color, no debes pulsar justo encima del cubo, sino en el pequeño botón que está justo a su derecha (es un pequeño botón con un triángulo apuntando hacia abajo). Si pulsas este botón aparecerá una lista de colores disponibles. Selecciona el que más te guste.
El siguiente botón modifica el color del texto. Igual que en el botón anterior, debes pulsar sobre el botón pequeño que está al lado (el que tiene un triángulo apuntando hacia abajo)
El último de los tres botones modifica el color de las líneas. Puedes probarlo igual que los anteriores
Los dos últimos botones modifican respectivamente el ancho de las líneas del recuadro y el ‘efecto’. El efecto puede ser una sombra o un relieve, por ejemplo. Prueba distintas combinaciones
A la izquierda del botón de negrilla (N) tienes el tamaño de la letra. Mientras más grande hagas el número de esta casilla, más grande aparecerá el texto.
Más a la izquierda aún, tienes la fuente o tipo de letra. Depende de los tipos de letra que tengas instalados en tu ordenador, tendrás aquí más o menos posibilidades.
Fíjate que en la parte superior de la ventana de Access tienes una serie de botones (parecidos a los que tienes en Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsas el botón que tiene una N oscura, aplicarás el estilo ‘negrilla’ al texto, es decir, que aparecerá más resaltado. Al lado tienes otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado
Justo a la derecha tienes los botones de alineación, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha
Los tres botones que tienes a continuación son para modificar los colores, el primero (que tiene dibujado un cubo con pintura), modifica el color de fondo del cuadro. Para seleccionar el color, no debes pulsar justo encima del cubo, sino en el pequeño botón que está justo a su derecha (es un pequeño botón con un triángulo apuntando hacia abajo). Si pulsas este botón aparecerá una lista de colores disponibles. Selecciona el que más te guste.
El siguiente botón modifica el color del texto. Igual que en el botón anterior, debes pulsar sobre el botón pequeño que está al lado (el que tiene un triángulo apuntando hacia abajo)
El último de los tres botones modifica el color de las líneas. Puedes probarlo igual que los anteriores
Los dos últimos botones modifican respectivamente el ancho de las líneas del recuadro y el ‘efecto’. El efecto puede ser una sombra o un relieve, por ejemplo. Prueba distintas combinaciones
A la izquierda del botón de negrilla (N) tienes el tamaño de la letra. Mientras más grande hagas el número de esta casilla, más grande aparecerá el texto.
Más a la izquierda aún, tienes la fuente o tipo de letra. Depende de los tipos de letra que tengas instalados en tu ordenador, tendrás aquí más o menos posibilidades.
Una vez que hayas terminado de modificar el aspecto del formulario, pulsa el botón ‘Vista’ para comprobar el resultado.
* Como se diseña un formulario
Existe la posibilidad de abrir un formulario en blanco y añadirle todos los controles que se deseen. Estos pueden distinguirse entre:
-Dependientes: su fuente es un campo de una tabla o de una consulta. Puede contener textos, fechas o números.
-Independientes: no disponen de una fuente de datos y se utilizan para ver informaciones, líneas, rectángulos o imágenes.
-Calculados: su fuente de datos es una expresión (por ejemplo, =[Precio unitario]*0,75).
Crear controles de cuadros de texto.- Existe la posibilidad de crear un control vinculado a un campo, seleccionando este último de la lista de campos y arrastrándolo hasta el formulario. Así se crea un cuadro predeterminado, con una etiqueta adjunta que, por defecto, utiliza el nombre del campo como título.
También podemos crear un control utilizando el Cuadro de herramientas y escribiendo directamente el nombre del campo en el control o bien seleccionándolo en la tabla de propiedades del propio control (bajo el nombre Origen de Control), que se abre seleccionando el control y haciendo click en su interior con el botón derecho y eligiendo Propiedades>Datos. En el caso del nombre de una etiqueta podemos proceder del mismo modo, escribiendo directamente en su interior o bien abriendo la tabla de propiedades y escribiéndolo en la voz Etiquetas.
-Dependientes: su fuente es un campo de una tabla o de una consulta. Puede contener textos, fechas o números.
-Independientes: no disponen de una fuente de datos y se utilizan para ver informaciones, líneas, rectángulos o imágenes.
-Calculados: su fuente de datos es una expresión (por ejemplo, =[Precio unitario]*0,75).
Crear controles de cuadros de texto.- Existe la posibilidad de crear un control vinculado a un campo, seleccionando este último de la lista de campos y arrastrándolo hasta el formulario. Así se crea un cuadro predeterminado, con una etiqueta adjunta que, por defecto, utiliza el nombre del campo como título.
También podemos crear un control utilizando el Cuadro de herramientas y escribiendo directamente el nombre del campo en el control o bien seleccionándolo en la tabla de propiedades del propio control (bajo el nombre Origen de Control), que se abre seleccionando el control y haciendo click en su interior con el botón derecho y eligiendo Propiedades>Datos. En el caso del nombre de una etiqueta podemos proceder del mismo modo, escribiendo directamente en su interior o bien abriendo la tabla de propiedades y escribiéndolo en la voz Etiquetas.
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